Warum Akten auch digital archiviert werden müssen

Klassische Akten im Kreisarchiv: Doch in Zukunft wird es auch immer mehr digitale Akten geben, die dauerhaft erhalten werden müssen.
Klassische Akten im Kreisarchiv: Doch in Zukunft wird es auch immer mehr digitale Akten geben, die dauerhaft erhalten werden müssen.
Foto: WP
Der Kreiskulturausschuss des Kreises Siegen-Wittgenstein berät über dauerhaften Erhalt von eAkten und digitalen Nachlässen.

Siegen-Wittgenstein.  Der Nachlass des Kulturjournalisten Dr. Knut Lohmann ist dem Kreisarchiv übergeben worden. Da Lohmann stets mit der Zeit ging, ist dieser Nachlass teilweise digital vorhanden und stellt das Kreisarchiv vor eine neue Aufgabe. Die digitalen Daten müssen dauerhaft gesichert werden. Gleiches gilt für die elektronischen Daten, die in den Behörden entstehen, da es defacto keine Verwaltung mehr gibt, die komplett auf Papier arbeitet. Deshalb müssen kommunale Archive in Zukunft anders arbeiten. Über eine entsprechende digitale Langzeitarchivierung wird im Kreiskulturausschuss (Dienstag, 18 Uhr in Bad Berleburg) beraten. Hier die wichtigesten Fragen und Antworten zum Thema.

Elektronische Aktenführung – wo ist das bereits Realität?

Elektronische Aktenführung ist bei Baugenehmigungsverfahren, in der Liegenschaftsverwaltung, im Sozialhilfewesen und in Jugendämtern weit verbreitet. Durch die eGovernment-Gesetzgebung des Bundes und des Landes NRW (in Vorbereitung) wird sich der Trend zur eAkte in den nächsten Jahren noch verstärken. „Auf Gruppenlaufwerken und Intranet-Seiten, in E-Mail-Postfächern und persönlichen Ordnern schlummern zahllose Dateien, die – trotz zum Teil hohen Informationsgehalts – nie mehr Teil einer Akte werden“, heißt es in der Vorlage des Kreiskulturausschusses. Arbeitsweisen ändern sich durch die elektronischen Möglichkeiten. Dem Kreisarchiv bleibe nur, sich um diese Überlieferungen ebenso zu bemühen wie um ihre Vorläufer aus Papier. Dem Kreisarchiv wurde aber beispielsweise auch schon ein teilweise digitialer Nachlass übergeben, der für die Nachwelt erhalten werden soll.

Warum müssen diese Vorgänge denn archiviert werden?

Die dauerhafte Sicherung rechtsrelevanter (elektronischer) Unterlagen für die Verwaltung einerseits und für die Bürger andererseits ist gesetzliche Aufgabe der öffentlichen Archive. Sie sorgen per Gesetz für eine dauerhafte Transparenz des Verwaltungshandelns, indem sie Archivgut, das aus rechtlicher oder historisch-kultureller Sicht von Bedeutung ist, erhalten und erschließen. Dies geht auf Dauer nur in einem elektronischen Langzeitarchiv, heißt es in der Vorlage.

Was kostet die digitale Langzeitarchivierung?

Für die Kreisverwaltung käme in Betracht, sich an einer Gemeinschaftseinrichtung als Kunde zu beteiligt. Das wäre zum Beispiel das Digitale Archiv NRW, das von der Kommunalen Daten Zentrale (KDZ) betreut wird. Eine solche Lösung beansprucht weniger Personal- und EDV-Ressourcen, heißt es in dem Sachstandsbericht. Für das Kreisarchiv ergäben sich einmalige Einrichtungskosten in Höhe von 15 000 Euro, plus 12 000 Euro pro Jahr.

Folgen Sie uns auch bei Facebook .

 
 

EURE FAVORITEN