Akten-Schlamperei in Essens Immobilien-Amt eher die Regel?

Wolfgang Kintscher
Auch die Aktenführung im Amt – offenbar eine Baustelle.
Auch die Aktenführung im Amt – offenbar eine Baustelle.
Foto: Knut Vahlensieck/FUNKE Foto Services
  • Stichproben unter mehr als 18.000 Rechnungen des Jahres 2014 zeigen eklatante Lücken auf
  • Prüfern ist schleierhaft, wie Mitarbeiter eingehende Rechnungen angemessen kontrollieren wollen
  • Jeder vierte Auftragnehmer muss lange aufs Geld warten, andere bekommen zu viele Aufträge zugeschustert

Essen. Ein Millionengeschäft, das sich nicht mehr so recht nachvollziehen lässt, weil die Akten im Amt schlampig geführt wurden – was städtische Rechnungsprüfer beim umstrittenen Asyl-Deal mit SPD-Ratsherr Arndt Gabriel nur noch mit Kopfschütteln quittieren konnten, scheint eher die Regel als die Ausnahme zu sein. Dies legt jedenfalls ein anderer Bericht des Rechnungsprüfungsamtes nahe, der die Arbeit der Immobilien-Verwaltung aus dem Jahre 2014 aufs Korn nimmt und der just diese Woche im Bauausschuss diskutiert wird.

Danach ist die Arbeit des Amtes „mit erheblichen Mängeln behaftet“ und bislang offenbar stets eher nach gusto erfolgt. Denn, so beklagen die Prüfer, weder wiederkehrende Wartungsarbeiten noch grundlegende Reparaturen und Instandsetzungen wurden für die betreuten städtischen Gebäude systematisch nachgehalten: Da stelle sich dann doch irgendwie „die Frage, ob und wie unter diesen Gegebenheiten ein umfassendes Gebäude- und Objektmanagement überhaupt möglich ist“.

18.370 Rechnungsbelege unter die Lupe genommen

Die städtischen Kontrolleure, die für ihre Prüfung des Jahres 2014 stichprobenartig 280 der 18.370 angefallenen Rechnungsbelege unter die Lupe nahmen, konnten nur staunen, wie die Kollegen der Immobilienwirtschaft ihren Job bewerkstelligen: Akten, in denen grundlegende Unterlagen, Vermerke und Verfügungen aufbewahrt werden, gibt es im Amt nämlich nicht. Wie man dann Monate nach der jeweiligen Reparatur eingehende Rechnungen sachlich und rechnerisch prüfen könne, sei, so die Prüfer achselzuckend, „kaum nachvollziehbar“. Ja, nachvollziehen lässt sich nicht einmal, wer den jeweiligen Auftrag eigentlich veranlasst hat: der Bauführer? Ein Hausmeister? Ein Bürger?

Die Aktenlücken bekommen am Ende auch die Auftragnehmer zu spüren, denn die müssen auf ihr Geld oft warten: Mehr als jede vierte Rechnung wurde nicht innerhalb der Zahlungsfristen ausgeglichen. Andererseits machten es sich die Sachbearbeiter mitunter gar zu einfach. So profitierte ein einziger Malerbetrieb davon, dass ihm in freihändiger Vergabe binnen Jahresfrist über 100 Kleinaufträge unter der Schwelle von 3000 Euro zugeschustert wurden, statt einen Rahmenvertrag auszuhandeln.

Baudezernentin Simone Raskob, zu deren Geschäftsbereich die Immobilienwirtschaft zählt, mochte auf Anfrage am Montag nicht öffentlich Stellung nehmen. Sie verwies auf eine – allerdings nichtöffentliche – schriftliche Notiz im Rechnungsprüfungsausschuss, der sich der Materie schon Ende Juni gewidmet hatte. „Die Ausrede war unter aller Kanone“, erinnert sich ein RPA-Mitglied, und die SPD-Ratsfraktion – ohnehin nicht sonderlich erbaut von Raskob – holt schon aus: „Sollte sich die dünne Aktenlage als Regelfall herausstellen, wäre das ein Skandal.“