Wittener Lebenshilfe digitalisiert hunderte Stadtakten

Marco Schüttler (re.) und  Nicole Schneider (li.) bei der Datenerfassung in der Werkstatt der Wittener Lebenshilfe.Foto: Thomas Nitsche - Funke Foto Services
Marco Schüttler (re.) und Nicole Schneider (li.) bei der Datenerfassung in der Werkstatt der Wittener Lebenshilfe.Foto: Thomas Nitsche - Funke Foto Services
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Was wir bereits wissen
Die Stadt verabschiedet sich von ihren Papierakten. Die Lebenshilfe digitalisiert für die Verwaltung derzeit Hunderte von Standesamtsakten.

Die Hälfte ist bereits geschafft, der Rest wird in den kommenden Jahren folgen: Die Stadt verabschiedet sich nach und nach von ihren Papierakten und lässt diese seit 2004 digitalisieren. Die SoVD-Lebenshilfe scannt im Auftrag der Verwaltung gerade Standesamts-Akten der letzten 30 Jahre ein. Die Arbeit erledigt ein siebenköpfiges Team psychisch erkrankter Menschen.

Dr. Dieter König, Geschäftsführer der SoVD-Lebenshilfe, freut sich über den städtischen Auftrag für seine vom TÜV-Nord zertifizierte Werkstatt, die auch im Auftrag von Industrieunternehmen Montagearbeiten durchführt, private Fahrzeuge pflegt und eine Gärtnerei betreibt. „Wir sind sehr vielseitig unterwegs. Um die städtischen Akten digitalisieren zu können, haben wir rund 25 000 Euro in die dafür notwendige Hard- und Software investiert“, erläutert König.

Marco Schüttler, bei der Lebenshilfe Projektleiter für die Digitalisierung, und sein Team, verfügen über zwei Scanner und vier Computer, um die Akten nach dem Einscannen am Bildschirm noch nachbearbeiten zu können. Diese werden in geschlossenen Alubehältern im Rathaus abgeholt und nach getaner Arbeit auch dorthin zurückgebracht.

Team ist zur absoluten Verschwiegenheit verpflichtet

Das mit der Arbeit betraute Team der Lebenshilfe ist zur absoluten Verschwiegenheit verpflichtet. „Wir dürfen nicht über das sprechen, was wir sehen oder lesen“, betont Schüttler. Werde in der Werk-statt der Lebenshilfe für Auftraggeber sonst überwiegend handwerklich gearbeitet, fordere diese Tätigkeit sein Team auch mental. Nicole Schneider, die früher einmal als Verkäuferin in einer Bäckerei arbeitete, nickt. „Bei der Computerarbeit muss man sich sehr konzentrieren. Das ist anstrengend, macht aber sehr viel Spaß, weil die Kollegen hier nett sind“, sagt die 43-Jährige.

Bis Ende 2016, so die Planung, sollen die Standesamtsakten, die auf dem Dachboden des Rathauses lagern, sich in E-Akten verwandelt haben. Volker Staupe, Leiter des Projektes Dokumenten-Management bei der Stadt: „Unser Rechtsamt, die Wohngeldstelle, das Sozialamt und das Rechnungsprüfungsamt arbeiten bereits mit elektronischen Akten. Das Organisations- und Personalamt wird im August soweit sein. Das städtische Grundbuchamt wird als nächstes digitalisiert.“

Noch ein paar Jahre Arbeit

Die Aktenberge der Stadtverwaltung würden eine Strecke von geschätzten zehn bis zwölf Kilometern füllen, erläutert Staupe. Er hofft, „dass wir bis zu meiner Pensionierung in sieben Jahren mit der Digitalisierung durch sind. Vorausgesetzt, dass es dafür die nötigen Haushaltsmittel gibt“. Witten, so betont er, gehöre bundesweit mit zu den ersten Kommunen, die das Thema E-Akte in Angriff genommen haben. „Städte aus ganz Deutschland wenden sich an uns und fragen nach unseren Erfahrungen damit, zuletzt gerade Hagen und Rostock.“