Papierlose Politik

Fast drei Jahre ist es nun her, dass die Politik per Beschluss den Schritt in die papierlose Zukunft gewagt hat. Vor zwei Jahren gingen dann die ersten iPads in Betrieb. Es hakt manchmal, weil eine Fehlermeldung aufploppt oder das Gerät sorgt für Unmut wie jüngst im Planungsausschuss, weil ein kurzfristig eingereichter Antrag nicht oder zumindest nur schwer zu finden war - aber insgesamt ist das die Ausnahme. Die Zufriedenheit scheint groß, weil der Einsatz der Geräte doch auch Geld spart. „Auch bisher nicht technikaffine Ratsmitglieder kommen mit der papierlosen Arbeit sehr gut zurecht“, bilanziert Michael Antczak, der das Projekt für die Verwaltung betreut. Bislang ist mit dem fraktionslosen Jochen Hartmann nur ein Ratsherr zum Papier zurück gekehrt, sein Gerät habe aber direkt ein anderer Stadtverordneter übernommen. Von den 54 Ratsmitglieder nutzen inzwischen 41 ein von der Verwaltung zur Verfügung gestelltes iPad. Das sind mehr als drei Viertel der Ratsvertreter.

Politik mit einem Wisch

Wichtiger aber noch: Die Anschaffung der 32 iPads schlug zwar mit exakt 26275,20 Euro zu Buche, zwischen Juli 2013 und Juli 2014 hätten es aber laut Verwaltungsangaben zu Einsparungen von 43 219,20 Euro geführt. 445 440 Blatt Papier blieben ungedruckt. Das macht pro Kopf und Monat rund 1160 Blatt Papier, die gespart werden konnten. Und dazu kommt noch das Porto. Und wie es in der bereits im Dezember vorgelegten Rechnung hieß: „In der aktuellen Ratsperiode erhöht sich die Kostenersparnis durch die neun weiteren iPad-Nutzer.“ Allerdings mussten auch diese Geräte angeschafft werden.

Jetzt sollen auch die Bezirksvertreter in den Genuss von iPads kommen. Eine Ausstattung hatte die Politik der Verwaltung schon Ende vergangenen Jahres empfohlen. Nun legte die Verwaltung in der Ratssitzung eine Berechnung vor und erhielt von der Politik grünes Licht für die Anschaffung der weiteren Geräte.

Im vergangenen Jahr hatten die Kosten für Druck und Porto in den drei Bezirksvertretungen pro Kopf zwischen 185 und 260 Euro betragen. Akribisch listet die Beschlussvorlage auf, wie viele Vorlagen für die Bezirksvertretung produziert und wie umfangreich sie ausgefallen sind. Unter der Voraussetzung, dass alle 55 Mitglieder sich an der digitalen Gremienarbeit beteiligten, würde dies zunächst einmal Kosten von 44 440 Euro verursachen, denen dann potenzielle Einsparungen von 12 500,53 Euro gegenüberstehen. Die Anschaffung der iPads für die drei Bezirksvertretungen würde sich somit nach 42 Monaten wirtschaftlich lohnen. Auf eine Fünf-Jahres-Zeitraum bezogen würden ein Einsparungsvolumen von rund 62 500 Euro entstehen. Somit könnten im vierten Einsatzjahr Einsparungen von 5500 Euro erzielt werden.

Insgesamt würde sich rechnerisch eine Einsparung von 12 500 Euro ergeben, das wären 3 600 Euro jährlich. Das setzt allerdings auch voraus, dass die Unterlagen nicht an anderen Stelle auf Kosten der Stadt ausgedruckt werden. Zuletzt hatten sich Politiker auch sehr zufrieden mit Such- und Kommentierungsfunktionen geäußert. Allerdings gab es auch weiterhin den Wunsch, Pläne (etwa Darstellung von Bebauungsplänen) aufgrund der Übersichtlichkeit auch weiterhin auf Papier zu erhalten.

Die Verwaltung machte außerdem noch eine kleine Einschränkung: denn die Mitarbeiter des Rats- und Rechtsamtes müssen dann möglicherweise doppelt so viele Geräte und Politiker betreuen. „Der in diesem Fall erforderliche Personalaufwand kann zur Zeit nicht abgeschätzt werden. Ein Support während der Sitzungen der Bezirksvertretungen ist in jedem Fall unabhängig von der tatsächlichen Teilnehmerzahl nicht möglich.“ Den gibt es derzeit nur in den Ratssitzungen.